FiturHargaTestimoniFAQVelinked
Tanya cs
🔒Keamanan Data

Kebijakan Privasi VORCE

Kami berkomitmen untuk melindungi privasi dan keamanan data Anda.

Selamat Datang di VORCE

Terima kasih telah menggunakan layanan kami.

Perlindungan informasi pribadi Anda merupakan hal yang sangat penting bagi kami. Oleh karena itu, informasi hanya akan dikumpulkan dan disimpan setelah Anda memberikan persetujuan. Penjelasan di bawah ini diharapkan dapat membantu Anda memahami tentang pengumpulan, penyimpanan dan penggunaan informasi tersebut.

Dengan mengakses VORCE, Anda menerima dan memahami hal-hal yang disampaikan dalam laman kebijakan privasi ini.

Peran Para Pihak

Dalam penggunaan layanan VORCE :

  1. Perusahaan Pelanggan (Tenant) bertindak sebagai Pengendali Data (Data Controller).
  2. Platform SaaS HR kami bertindak sebagai Pemroses Data (Data Processor).

Seluruh data karyawan diproses atas instruksi dan untuk kepentingan Perusahaan. Pelanggan, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pemisahan Data Antar Tenant

Pemisahan Data Antar Tenant Kami menerapkan arsitektur sistem yang memastikan bahwa:

  1. Data milik satu Perusahaan tidak dapat diakses oleh Perusahaan lain
  2. Setiap tenant memiliki lingkungan data yang terisolasi
  3. Akses data dibatasi berdasarkan peran dan otorisasi pengguna

Pengumpulan dan Penggunaan Informasi

Perlindungan informasi pribadi Anda merupakan hal yang sangat penting bagi kami. Oleh karena itu, informasi hanya akan dikumpulkan dan disimpan setelah Anda memberikan persetujuan. Penjelasan di bawah ini diharapkan dapat membantu Anda memahami tentang pengumpulan, penyimpanan dan penggunaan informasi tersebut. Dengan mengakses VORCE, Anda menerima dan memahami hal-hal yang disampaikan dalam laman kebijakan privasi ini.

I. Ketika Anda mendaftar akun VORCE, informasi yang kami kumpulkan meliputi :

A. Nama Pengguna
B. Alamat Email
C. Alamat Tempat Tinggal [opsional; jika Anda mencantumkan]
D. Nomor Telepon [opsional;jika Anda mencantumkan]
E. Nomor Ponsel
F. Nomor MAC/Jenis Perangkat

II. Ketika Anda menggunakan layanan VORCE, informasi yang kami kumpulkan meliputi :

camera_altA. Kamera dan Data Biometrik

Aplikasi kami menggunakan akses kamera untuk :

  1. Keperluan Face ID pada proses presensi masuk dan pulang :
    • Hanya digunakan saat pengguna melakukan proses presensi
    • Tidak digunakan secara terus-menerus atau di latar belakang
    • Tidak diaktifkan tanpa tindakan atau persetujuan pengguna
  2. Mengambil foto atau merekam video menggunakan Kamera GPS.
    • Hanya digunakan saat pengguna melakukan proses presensi
    • Tidak digunakan secara terus-menerus atau di latar belakang
    • Tidak diaktifkan tanpa tindakan atau persetujuan pengguna
  3. Melakukan Optical Character Recognition (OCR)
    • Hanya aktif saat pengguna menggunakan fitur reimburse
    • Tidak merekam secara otomatis atau di latar belakang
    • Digunakan berdasarkan eksplisit dari pengguna
  4. Data biometrik tidak digunakan untuk:
    • Periklanan
    • Profiling pengguna
    • Analitik pemasaran
    • Penjualan data
    • Tujuan lain di luar fungsi presensi

contactsB. Kontak

Aplikasi kami menggunakan akses kontak pada perangkat pengguna untuk :

  1. Sinkronisasi kontak:
    • Hanya digunakan saat pengguna melakukan proses presensi
    • Tidak digunakan secara terus-menerus atau di latar belakang
    • Tidak diaktifkan tanpa tindakan atau persetujuan pengguna
  2. Membagikan atau memperbarui arsip nomor kontak baru di dalam aplikasi
    • Hanya digunakan saat pengguna melakukan proses presensi
    • Tidak digunakan secara terus-menerus atau di latar belakang
    • Tidak diaktifkan tanpa tindakan atau persetujuan pengguna
  3. Data kontak tidak digunakan untuk:
    • Periklanan
    • Profiling pengguna
    • Analitik pemasaran
    • Penjualan data
    • Tujuan lain di luar fungsi presensi

micC. Mikrofon

Aplikasi kami menggunakan akses kontak pada perangkat pengguna untuk :

  1. Merekam suara pengguna
    • Hanya aktif saat pengguna menggunakan fitur perekam suara
    • Tidak merekam secara otomatis atau di latar belakang
    • Digunakan berdasarkan eksplisit dari pengguna
  2. Melakukan transkripsi suara
    • Hanya aktif saat pengguna menggunakan fitur perekam suara
    • Tidak merekam secara otomatis atau di latar belakang
    • Digunakan berdasarkan eksplisit dari pengguna
  3. Membagikan catatan suara baru ke fitur chat
    • Hanya aktif saat pengguna menggunakan fitur perekam suara
    • Tidak merekam secara otomatis atau di latar belakang
    • Digunakan berdasarkan eksplisit dari pengguna
  4. Data suara tidak digunakan untuk:
    • Periklanan
    • Profiling pengguna
    • Analitik pemasaran
    • Penjualan data
    • Tujuan lain di luar fungsi presensi

location_onD. Lokasi

Aplikasi kami menggunakan akses lokasi untuk :

  1. Mendukung proses presensi masuk dan pulang
    • Digunakan hanya saat fitur presensi atau berbagi lokasi diaktifkan
    • Tidak digunakan untuk pelacakan berkelanjutan tanpa sepengetahuan pengguna
    • Tingkat akurasi lokasi menyesuaikan pengaturan izin pada perangkat pengguna
  2. Membagikan lokasi terbaru pengguna sesuai fitur aplikasi
    • Digunakan hanya saat fitur presensi atau berbagi lokasi diaktifkan
    • Tidak digunakan untuk pelacakan berkelanjutan tanpa sepengetahuan pengguna
    • Tingkat akurasi lokasi menyesuaikan pengaturan izin pada perangkat pengguna
  3. Membagikan lokasi terbaru pengguna sesuai fitur VLinked
    • Digunakan hanya saat fitur presensi atau berbagi lokasi diaktifkan
    • Tidak digunakan untuk pelacakan berkelanjutan tanpa sepengetahuan pengguna
    • Tingkat akurasi lokasi menyesuaikan pengaturan izin pada perangkat pengguna
  4. Data lokasi tidak digunakan untuk:
    • Periklanan
    • Profiling pengguna
    • Analitik pemasaran
    • Penjualan data
    • Tujuan lain di luar fungsi presensi

folderE. Penyimpanan & File

Aplikasi kami menggunakan akses penyimpanan perangkat untuk :

  1. Membagikan dokumen atau media baru ke fitur chat
    • Terbatas pada file yang dipilih secara manual oleh pengguna
    • Tidak mengakses file lain dikuar yang dipilih
    • Digunakan hanya untuk keperluan fungsional aplikasi
  2. Membagikan bukti atau lampiran tugas
    • Terbatas pada file yang dipilih secara manual oleh pengguna
    • Tidak mengakses file lain dikuar yang dipilih
    • Digunakan hanya untuk keperluan fungsional aplikasi
  3. Membagikan dan mengukur kapasitas penyimpanan sesuai fitur VLinked
    • Terbatas pada file yang dipilih secara manual oleh pengguna
    • Tidak mengakses file lain dikuar yang dipilih
    • Digunakan hanya untuk keperluan fungsional aplikasi
  4. Membagikan dan mengelola arsip berkas baru
    • Terbatas pada file yang dipilih secara manual oleh pengguna
    • Tidak mengakses file lain dikuar yang dipilih
    • Digunakan hanya untuk keperluan fungsional aplikasi
  5. Data penyimpanan tidak digunakan untuk:
    • Periklanan
    • Profiling pengguna
    • Analitik pemasaran
    • Penjualan data
    • Tujuan lain di luar fungsi presensi

notificationsF. Notifikasi

  1. Mengirimkan pemberitahuan terbaru dari aktivitas yang terjadi pada akun pengguna
  2. Memberikan informasi terperinci terkait tugas, pesan, presensi, VLinked atau pembaruan sistem.

Persetujuan dan kontrol pengguna

Pengguna dapat :

  1. Menyetujui dan menolak izin tertentu saat diminta
  2. Menarik kembali izin saat pengaturan perangkat
  3. Tetap menggunakan sebagian fitur aplikasi meskipun izin tertentu dinonaktifkan (dengan keterbatasan fungsi)

Penyimpanan dan Retensi Data Pengguna Non Biometrik

Data pengguna disimpan selama hubungan kontraktual antara VORCE dan Perusahaan Pelanggan masih berlaku serta selama diperlukan untuk penyediaan layanan, keamanan sistem, kepatuhan hukum, dan kebutuhan operasional yang sah.

Retensi data mengikuti kebijakan internal Perusahaan Pelanggan sebagai Pengendali Data (Data Controller).

Setelah hubungan kontraktual berakhir, akun dinonaktifkan, atau data tidak lagi diperlukan untuk tujuan operasional yang sah, data dapat:

  1. Dikembalikan kepada Perusahaan Pelanggan;
  2. Dianonimkan; atau
  3. Dihapus secara aman, sesuai permintaan tertulis dan ketentuan hukum yang berlaku.

Secara umum:

  1. Proses penghapusan data pengguna dapat dimulai maksimal 30 hari setelah berakhirnya hubungan kontraktual atau setelah diterimanya permintaan penghapusan yang sah.
  2. Proses penghapusan, anonimisasi, atau pemusnahan data dilakukan secara bertahap dan diselesaikan paling lambat dalam kurun waktu 7 x 24 jam sejak proses penghapusan dimulai, kecuali diwajibkan lain oleh hukum yang berlaku atau kebutuhan audit yang sah.
  3. Data tidak digunakan untuk pembuatan profil pengguna, pemasaran, maupun tujuan komersial lainnya.

VORCE menerapkan langkah-langkah teknis dan organisatoris yang wajar untuk melindungi data pengguna dari akses, penggunaan, pengungkapan, perubahan, atau pemrosesan yang tidak sah menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Penyimpanan dan Retensi Data Raw Face Image Biometrik

VORCE tidak menyimpan data wajah mentah (raw face image) secara permanen untuk tujuan identifikasi biometrik demi :

  1. Proses autentikasi pengguna
  2. Validasi data presensi
  3. Memenuhi kewajiban administratif dan operasional Perusahaan Pelanggan

Secara umum:

  1. Proses penghapusan data raw face image dimulai tepat setelah autentikasi selesai.
  2. Proses penghapusan, anonimisasi, atau pemusnahan data dilakukan secara bertahap dan diselesaikan paling lambat dalam kurun waktu 1 x 24 jam sejak proses penghapusan dimulai, kecuali diwajibkan lain oleh hukum yang berlaku atau kebutuhan audit yang sah.
  3. Data tidak digunakan untuk pembuatan profil pengguna, pemasaran, maupun tujuan komersial lainnya.

VORCE menerapkan langkah-langkah teknis dan organisatoris yang wajar untuk melindungi data raw face image dari akses, penggunaan, pengungkapan, perubahan, atau pemrosesan yang tidak sah menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Penyimpanan dan Retensi Data Template Biometrik

Data wajah atau template biometrik pengguna disimpan hanya selama diperlukan untuk mendukung proses autentikasi, validasi presensi, keamanan sistem, dan kebutuhan audit internal Perusahaan Pelanggan.

Penyimpanan data dalam jangka waktu tersebut diperlukan untuk:

  1. Memastikan validitas dan integritas riwayat presensi
  2. Mendukung kebutuhan audit internal dan investigasi apabila terjadi penyalahgunaan sistem
  3. Memenuhi kewajiban administratif dan operasional Perusahaan Pelanggan
  4. Menjaga keamanan akun dan proses autentikasi pengguna

Secara umum:

  1. Template biometrik dapat disimpan 30 hari selama akun pengguna masih aktif.
  2. Template biometrik dapat disimpan 30 hari setelah masa hubungan kerja berakhir. Proses penghapusan, anonimisasi, atau pemusnahan data dilakukan secara bertahap dan diselesaikan paling lambat dalam kurun waktu 7 x 24 jam sejak proses penghapusan dimulai, kecuali diwajibkan lain oleh hukum yang berlaku atau kebutuhan audit yang sah.
  3. Data tidak digunakan untuk pembuatan profil pengguna, pemasaran, maupun tujuan komersial lainnya.

VORCE menerapkan langkah-langkah teknis dan organisatoris yang wajar untuk melindungi data template biometrik dari akses, penggunaan, pengungkapan, perubahan, atau pemrosesan yang tidak sah menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pembagian Data Biometrik & VLinked kepada Pihak Ketiga

VORCE tidak menjual maupun membagikan data biometrik pengguna kepada pihak ketiga untuk tujuan pemasaran atau komersial.

Dalam kondisi tertentu, data dapat diproses oleh penyedia layanan pihak ketiga yang bertindak sebagai sub-pemroses data (sub-processor), seperti:

  1. Penyedia cloud hosting
  2. Penyedia infrastruktur keamanan
  3. Pihak ketiga tersebut hanya memproses data atas instruksi VORCE dan wajib menerapkan perlindungan data yang memadai sesuai perjanjian pemrosesan data yang berlaku
  4. Apabila pihak ketiga melakukan penyimpanan data biometrik, penyimpanan dilakukan hanya untuk mendukung fungsi autentikasi dan keamanan layanan, dalam jangka waktu terbatas (maksimal 30 hari kerja), serta tidak digunakan untuk kepentingan mereka sendiri.
  5. Persetujuan Pengguna

    Dengan menggunakan fitur presensi berbasis pengenalan wajah pada VORCE, pengguna menyatakan telah memahami dan memberikan persetujuan atas pemrosesan data biometrik sebagaimana dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini. Pengguna dapat menolak atau mencabut izin akses kamera melalui pengaturan perangkat, namun beberapa fitur layanan mungkin tidak dapat digunakan secara optimal.

Penyimpanan dan Retensi Data Pengguna VLinked

Data pengguna disimpan selama hubungan kontraktual antara VORCE dan Perusahaan Pelanggan masih berlaku serta selama diperlukan untuk penyediaan layanan, keamanan sistem, kepatuhan hukum, dan kebutuhan operasional yang sah.

Retensi data mengikuti kebijakan internal Perusahaan Pelanggan sebagai Pengendali Data (Data Controller).

Setelah hubungan kontraktual berakhir, akun dinonaktifkan, atau data tidak lagi diperlukan untuk tujuan operasional yang sah, data dapat:

  1. Dikembalikan kepada Perusahaan Pelanggan;
  2. Dianonimkan; atau
  3. Dihapus secara aman, sesuai permintaan tertulis dan ketentuan hukum yang berlaku.

Secara umum:

  1. Proses penghapusan data pengguna dapat dimulai maksimal 30 hari setelah berakhirnya hubungan kontraktual atau setelah diterimanya permintaan penghapusan yang sah.
  2. Proses penghapusan, anonimisasi, atau pemusnahan data dilakukan secara bertahap dan diselesaikan paling lambat dalam kurun waktu 7 x 24 jam sejak proses penghapusan dimulai, kecuali diwajibkan lain oleh hukum yang berlaku atau kebutuhan audit yang sah.
  3. Data tidak digunakan untuk pembuatan profil pengguna, pemasaran, maupun tujuan komersial lainnya.

Keamanan Data

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data, termasuk :

  1. Pembatasan akses berbasis peran.
  2. Isolasi data antar tenant.
  3. Perlindungan terhadap akses tidak sah.

Hak Subjek Data

Karyawan sebagai subjek data berhak untuk :

  1. Mengakses dan memperbarui data
  2. Meminta koreksi atau penghapusan data
  3. Mengajukan keberatan atau pemrosesan tertentu

Permintaan tersebut diproses melalui Perusahaan Pelanggan sebagai Pengendali Data.

Perubahan Kebijakan Privasi

VORCE dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu sesuai perkembangan layanan, teknologi, maupun ketentuan hukum yang berlaku. Setiap perubahan akan diinformasikan melalui aplikasi atau media komunikasi resmi lainnya.